Fyzická podoba kanceláře by měla odrážet ducha firmy a přirozeně k ní tmelit pracovní kolektiv. Z vlastní zkušenosti vím, že ne vždy má malá firma, resp. veřejné a neziskové organizace, možnosti vyhovět takovému záměru. Tito lidé jsou pak motivování spíš osobními pohnutkami. V oblasti IT, bankovnictví, marketingu a tvůrčích disciplín je to ale jiné. Zaměstnanci si mohou vybírat, je jich totiž na trhu nedostatek. Proto se firmy předhazují s nejlepšími nabídkami, v nichž často zmiňují „moderní a dynamické pracovní prostředí”. Pod tímto termínem bývá nezřídka zašifrován „open space”, neboli velkoplošná otevřená kancelář.
Jaký je smysl open space?
Open space není ve světě kanceláří žádným nováčkem. Zvláště však v uplynulých 5 letech se mu začalo dávat významných poklon, jako jsou produktivita, efektivita a podpora komunikace. Dovolím si citovat Petra Pražáka, profesionálního kouče managementu, který obsáhl definici, myslím, velmi trefně: „Manažeři obvykle toto uspořádání prodávají svým podřízeným jako moderní, vysoce efektivní způsob, který odstraní všechny nedostatky konzervativních kanceláří a umožní produktivní, flexibilní a nadšené plnění pracovních úkolů v dynamickém a vysoce komunikativním týmu.” Když se začteme mezi řádky, vycítíme jistou skepsi nebo dokonce ironii.
Zdroj: hlasovaniverejnosti.kancelarsnu.cz/follow-bubble/
Kritici open space argumentují jednostranností výhod, a to právě na straně managementu, který má díky tomu zaměstnance pěkně v merku. Pravým důvodem pro toto funkční uspořádání je podle nich maximální využití prostoru, současná minimalizace nákladů a také zmíněná kontrola.
Může ale takové prostředí opravdu někomu vyhovovat? Proč by ne. Kreativci, vývojáři a třeba i jiné profese mají specifické komunikační nároky a právě otevřený prostor je v tomto případě podnětný. Jenže nezapomínejme na individuální vlastnosti a temperament. Zde můžeme narazit.
Syndrom open space
Open space je prostor pro sdílení a právě v tom může nastat problém. Jednotlivcům chybí soukromí. Hájí si své místo, snaží se zachovat aspoň malé svébytné teritorium. To může být příčinou podrážděnosti, agrese a rizikem konfliktů. Někteří zaměstnanci upozorňují na hlučné prostředí, které jim znemožňuje soustředit se na svou věc, a tím jsou naopak méně produktivní. Nepříznivě působí i nemožnost nastavení vyhovující teploty nebo nepříjemné pachy. Člověk se tak dostává do stresu, který se projevuje somaticky bolestí hlavy, zvýšeným krevním tlakem, nechutenstvím a depresí.
Kontroverzní zůstává i nejvíce opěvovaná přednost – ulehčení komunikace. Na tento aspekt se zaměřily mnohé odborné studie a přinesly zajímavá zjištění, která upřesňují fakt, že se zbouráním fyzických bariér mezi lidmi na jednom místě podpoří vzájemné interakce. Bylo zjištěno, že v pracovním prostředí to neplatí! Týká se to hlavně neformální komunikace. Zaměstnanci se v otevřených kancelářích často uchylují k povrchnější a kratší komunikaci, protože vědí, že mohou být přerušeni nebo jejich komunikaci může kdokoli poslouchat.
Jak z toho ven
Každý fenomén má své příznivce a odpůrce. Naštěstí i u funkčního uspořádání kanceláře můžeme najít kompromis. V ideálním případě by firmy měly brát v potaz skutečné potřeby jednotlivých zaměstnanců, jednotlivých oddělení i potřeby skupinové spolupráce. Kancelář by měla obsahovat prvky, které všechny potřeby umožní naplnit.
Zdroj: hlasovaniverejnosti.kancelarsnu.cz/sab-miller/
V praxi to znamená vytvořit prostředí, kde si zaměstnanec může vybrat místo, podle toho, co zrovna dělá. Mít svůj klidný kout a zároveň příjemný prostor vyhrazený pro společnou práci s kolegy. Důležité je také podporovat mezilidské neformální vztahy, kde se lidé potkají jen tak, např. v kuchyňce u kávy, na kouřové přestávce na terase nebo v houpací síti v relaxační zóně.
Podívejte se na kanceláře firem vybraných do finále soutěže Zasedačka roku. Ve většině přihlášených projektů najdete důvtipně zvolený kompromis. Prošmejděte prostory různých českých firem (nebo českých poboček zahraničních firem). A když se vám některé zalíbí, můžete jim dát hlas, nebo se jimi inspirovat pro svou kancelář. Já už své favority mám.
