Jaké jsou možnosti?
V první řadě je nutné ověřit si, o jaký druh porady půjde. Rozlišují se čtyři typy porad:
- Operativní porada – jde o rychlé řešení určitého problému, zápisy se zde většinou nevedou.
- Manažerská porada – zde je hlavím cílem dobrat se k určitému rozhodnutí. Zápis se u tohoto typu provádí a slouží jako dokumentace přijatých rozhodnutí.
- Ředitelská porada – cílem je nalezení řešení problémů, rozdělení úkolů, prezentace výsledků apod. I zde je nutné vést zápis, který mívá standardizovanou formu.
- Kontrolní porada – identifikují se zde odchylky od plánů a jejich příčiny, zápis není nutný. Většinou jde jen o prezentaci dat, která jsou dohledatelná ve firemních databázích.
V případě, že známe typ porady, je dobré zjistit, jakou formou by měl být zápis veden. Většinou se používají dvě možnosti. Zapisovatel může zápis zpracovávat na papíře a poté své upravené poznámky rozešle všem zúčastněným. Je dobré být připraven, proto nezapomeňte na sadu psacích potřeb, značkovače, které vám pomohou se zorientovat, nebo lepící papíry pro doplnění informací.
Druhá možnost spočívá v tom, že zapisovatel zpracovává poznámky v průběhu porady tak, aby je mohli ostatní zúčastnění vidět a případně komentovat. Využít k tomu lze magnetickou tabuli nebo flipchart tabuli. Tento způsob je využíván čím dál častěji, napomáhá k udržení koncentrace zúčastněných, kteří soustředí svou pozornost k místu zápisu.
Co musí zápis obsahovat?
Stejně jako jiné dokumenty, je i zápis z porady formálním písemným dokladem, který musí splňovat několik náležitostí. Musí být jasně formulovaný a přehledný. Zpracovává se v co nejkratší době po poradě a rozesílá se všem zúčastněným. Tento zápis se pak použije při další poradě, kdy slouží jako kontrola plnění úkolů. Při zpracování zápisu nezapomeňte na následující položky:
- Záhlaví – název organizace
- Název dokumentu – zápis z porady, číslo zápisu
- Typ porady a datum konání
- Údaje o přítomných, omluvených, příp. hostech (buď výpis nebo přiložený prezentační list)
- Program porady
- Jednotlivé body jednání
- Rozdělené úkoly a termíny zpracování
- Datum a místo vyhotovení zápisu
- Jméno zapisovatele
- Jméno a funkce pracovníka, který poradu vedl
