Stanovte si reálné cíle
Prvním krokem je uvědomit si, o co vlastně usilujeme. Je tedy třeba stanovit si nějaký cíl, kterého chceme dosáhnout. Je jedno, jestli se jedná o to, mít na konci pracovního týdne prázdný stůl, nebo usilujeme o vybudování úspěšné firmy. Tento hlavní cíl poté rozdělíme do několika dílčích cílů. Hlavní cíl tak můžeme rozdělit na cíle celoživotní, střednědobé a krátkodobé.
Druhým krokem je stanovení si seznamu úkolů, které povedou ke splnění cíle, tzv. dílčí cíle. Nejdřív budete pracovat na krátkodobých cílech, můžete si tedy rozepsat činnosti na jednotlivé dny, které pro dosažení cíle musíte splnit. K tomu se skvěle hodí obyčejná plánovací tabule, jste-li zastánce online prostředí, pak také aplikace pro řízení projektů. Navrhnete si plány na jednotlivé dny, jejich priority, čas, který je potřebný pro splnění úkolu a termín zahájení a odevzdání. Tento rozpis je dobré čas od času kontrolovat a aktualizovat případné změny. Jak tabuli, tak připomínající se úkoly v chytrém softwaru máte pořád před očima. Můžete rychle reagovat na případné nové požadavky.
Neodbíhejte od úkolů
Důležité je naučit se pracovat vždy na jednom úkolu, nerozptylovat se myšlenkami na další činnosti a nestresovat se, že to nestihnete. Z tohoto důvodu je dobré si na magnetické tabuli rozvrhnout úkoly tak, aby vás jejich termíny příliš neděsily. Nezapomínejte na časovou rezervu a vyhněte se tzv. studentskému syndromu, tedy dokončování věcí na poslední chvíli. Je dobré nechat zpracovaný úkol chvíli „sednout“ a vrátit se k němu třeba příští den. S odstupem uvidíte detaily, které vám jinak mohou uniknout. Můžete také měřit čistý čas potřebný na vypracování. I na to dnes existují programy. Díky historii, kde můžete časy srovnávat, pak vidíte případný progres, nebo opačně neefektivní tendenci.
Dalším užitečným pravidlem je snažit se úkol vždy dotáhnout do úplného konce, kterým může být vystavená faktura, archivace, předání apod. Nenechávejte úkoly rozpracované s tím, že už vám zbývá jen poslední jednoduchá část a tak se radši vrhněte na nový, složitější. Práce se hromadí a nezbavíte se pocitu, že nic není hotovo. Takové „odškrknutí“ vám pořádně uklidní svědomí.
V neposlední řadě je důležitý také odpočinek, umění říkat NE, delegace úkolů, střídání složitých a jednoduchých procesů a neodkládání práce.
